プロジェクト統合管理で成功する方法

プロジェクト統合管理プロセスの目標は、あらゆるプロジェクトのすべての活動を調整することです。プロジェクトの開始、計画、実行、監視とコントロール、終了など、プロジェクトのすべてのフェーズまたは段階に一意に触れます。このチャートは、プロジェクト統合管理の 7 つのプロセス、各プロジェクトのフェーズ、各プロセスの主要な成果物を示しています。

 

ステップ 1: プロジェクト憲章プロセス 

最初のステップは、プロジェクト憲章プロセスの開発です。このプロセスはプロジェクトを開始し、目標、プロジェクトを完了するためのステップ、関係者、プロジェクトマネージャーを要約します。プロジェクト憲章は、プロジェクト全体を導くロードマップであり、プロジェクトのすべての関係者との契約である 1 ページの文書です。 
 
このチャートは、プロジェクト憲章プロセスのインプット、ツール、テクニック、アウトプットを示しています。

 プロジェクト憲章は、プロジェクトに関する重要な情報源であり、その境界を定義します。プロジェクトを固定します。チャートの要素は、次の操作を行う必要があります。

• プロジェクトのタイトルと説明を記載する
• ビジネスのニーズとビジネス ケースを記載する
• プロジェクトの目標をリストアップする
• リスクの概要
• プロジェクトのリソースとテクノロジーを特定する
• 目標と成果物をリストアップする
• ドキュメントの要件を説明する
• プロジェクト マネージャーと主要な関係者を特定する
• プロジェクト マネージャーとチーム メンバーの役割と責任を含める
• 予算の概要

プロジェクト憲章プロセスのもう 1 つの役割は、バイインを獲得することで、プロジェクト マネージャーにプロジェクトの範囲内で何かを実行する権限を与えます。この憲章は、社内外のクライアントとの関係を概説し、マネージャーとしてプロジェクトの進捗状況を伝える方法を表します。

プロジェクトの選択方法には、次の数値メソッドを含めることができます。

• 福利厚生測定モデル (または比較アプローチ): 返済期間と費用対効果分析 (収益率)。
• 数学的モデル (または制約付き最適化): プロジェクトに対する線形で多目的的なアプローチ。

また、数値以外のメソッドを使用してプロジェクトを選択することもできます。たとえば、上級リーダーシップは、このプロジェクト (「神聖な牛」) を望む場合もあれば、このプロジェクトが競争上の必要性を提供する場合もあります。このテンプレートを使ってプロジェクト憲章の作成を始めましょう。

プロジェクト憲章の詳細を学び、プロジェクト憲章テンプレートとすべてのビジネス ガイドラインを読むことで、より多くのプロジェクト憲章テンプレートをダウンロードできます。 

ステップ 2: 範囲記述の予備プロセス

2 つ目のプロセスは、暫定的な 範囲 記述書を作成することです。このプロセスでは、プロジェクトに何が含まれるのか、何が含まないかを特定します。このステップは、プロジェクトを期限内および予算内で成功させるために最適なリソースを割り当てるのに役立ちます。
 
Tこの図は、スコープ予備記述の作成プロセスのインプット、ツールやテクニック、アウトプットを示しています。

 
このドキュメントでは、プロジェクトのすべての要件を収集し、定義された目標と締め切りを満たします。このプロセスには通常、関係者のインタビュー、プロジェクトに影響を与える可能性のある要因の評価、成果物を測定するための計画が含まれます。ステートメントには、次の内容を含める必要があります。

• プロジェクトの目的
• 目標
• タスク
• 関係者
• プロジェクト要件一覧
• リソース
• 予算
• スケジュール
• 変更リクエストのプロセス
• コミュニケーション手法

スコープ ステートメントはスコープ クリープに対するあなたの防衛であるため、完全で正確で明確に定義する必要があります。プロジェクト統合管理では、このドキュメントでは、変更が要求された場合や、その他の予期しないイベントがプロジェクトを変更した場合の意思決定をガイドします。

この文書は、関係者間で共有される作業記述書 (SOW) または参照条件 (TOR) とも見なすことができます。質問が出されたり、変更が要求されたりする際の重要な参考資料です。プロジェクトの方向性と、論争を解決し、問題を回避する方法を提供します。

作業明細書の概要とテンプレート はこちらをご覧ください。 

ステップ 3: プロジェクト管理計画プロセス

プロジェクト管理計画プロセスでは、プロジェクトのマスター プランを作成します。このプロジェクト管理計画では、すべての計画文書をキャプチャ、定義、結合し、範囲、コスト、スケジュールのベースラインを提供します。この計画は、プロジェクトの管理、実行、管理方法をガイドします。

この図は、プロジェクト管理計画の策定プロセスのインプット、ツールやテクニック、アウトプットを示しています。

このプロセスは、PMBOK の多くの知識領域を統合し、コスト管理、範囲管理、要件管理、スケジュール管理、リスク管理、品質管理、人材、コミュニケーション、関係者管理、調達管理など、他の管理計画を統合します。

この計画では、プロジェクトを導く明確な情報を提供する必要がありますが、実行中に進化するのに十分な柔軟性も必要です。それは、誰もが彼らに何が期待され、いつ知っていることを確認する必要があります。最適な計画はまた、チーム間のオープンなコミュニケーションの文化を確保し、一人一人の成功と専門性の育成を確保するためのトレーニングを提供します。

作業が期限内および予算内で達成されるようにする 1 つの方法は、 作業分解構成図 (WBS) を使用することです。PMBOK は、この要素を、作業をより小さなステップの階層に分割する重要なプロジェクト成果物であると説明しています。プロジェクト チームの各メンバーは、各ステップのタイムフレーム、予算、成果物を知っています。WBS はリソースの割り当てを示し、全員が共通認識を持つタイムラインを提供します。

WBS のアウトラインと図のテンプレートはこちらをご覧ください。 

プロジェクト管理計画のその他の重要な要素は、スケジュール、コスト パフォーマンス、スコープのベースラインです。プロジェクト統合管理では、これらを使用して、作業が承認された計画とどれだけ緊密に一致しているかを監視します。ベースラインは正式に変更される場合がありますが、変更はプロジェクトの管理中に文書化する必要があります。

また、プロジェクト管理計画には、現在の作業を導く可能性のある過去の情報 (過去のプロジェクトの背景) も収集する必要があります。これらの文書には、他のチームが過去のプロジェクトで使用した他のプロジェクト、契約、SOW に関する最終レポートや、過去のプロジェクトに関わる人々との非公式の議論が含まれます。クローズしたプロジェクトに関するドキュメントは、プロジェクト マネージャーが現在の作業を計画し、実行するのに役立ちます。

計画プロセスでは、プロジェクトに関与する組織のポリシーを考慮します。たとえば、会計コード、支出のレビュー、契約の改訂などの財務管理を検討します。プロジェクト マネージャーは、監査、採用と解雇、スタッフのパフォーマンスを管理するポリシーを認識する必要があります。

また、プロジェクト管理情報システム (PMIS) を使用して、プロジェクトのタイムラインを作成し、リソースを割り当て、プロジェクトのステップを追跡することもできます。プロジェクト管理ソフトウェアは、どこからでも、プロジェクトをリアルタイムで計画し、監視するのに役立ちます。ソフトウェアを検討する際には、各チーム メンバーがシステムを定期的に使用するためのアクセス権とトレーニングを受け入れていることを確認してください。そうでない場合は、レポートの更新は正確でもタイムリーでもありません。

計画が策定されたら、関係者とチーム メンバーがミーティングを行い、買い入れ、目標と成果物を伝え、プロジェクトを正式に立ち上げる必要があります。範囲記述書またはプロジェクト計画は、変更のプロセスを特定する必要があります。プロジェクト マネージャーは、プロジェクト目標と目標のフレームワークを通じて変更を検討します。

このプロセスでは、計画を制限する要因があることを認識してください。たとえば、確立された予算では、スコープ、コスト、スタッフのリソース、スケジュールを制限できます。その他の制約としては、地理的条件、法的ポリシー、文化的な問題などがあります。これらの制約の間でトレードオフを進める必要があります。最大の課題は、主要な関係者の意見やプロジェクトの実施に対する期待事項を管理することです。そのため、キックオフ ミーティングは、期待事項や変更や対立を解決するためのプロセスを管理するために不可欠です。

ステップ 4: プロジェクトの作業プロセスを直接および管理する

プロジェクトの直接作業プロセスと管理プロセスは、プロジェクト計画の実行に重点を置いています。チーム メンバーは割り当てられたタスクを完了し、プロジェクト マネージャーは定義された目標に従ってすべての活動をプロジェクト全体に統合します。このプロセスは、プロジェクト管理の日々の作業であり、質問への回答、ステータス ミーティングの実施、関係者への最新情報の提供、チームの指導が含まれます。

この図は、プロジェクト作業プロセスのインプット、ツールやテクニック、そしてアウトプットを示しています。

このプロセスの目標は、プロジェクトを順調に進めることです。計画の逸脱を積極的に探し、是正措置をすばやく特定します。2 つのアプローチがあります。

• 予防措置: アクティビティをプロジェクト管理計画と一致させる方法。
• 是正措置: アクティビティが計画と一致しなくなる後の対応。

チームが計画を実行すると、プロジェクト コンポーネントの欠陥に関するレポートが得られる場合があります。このプロセスの重要なステップは、コンポーネントを変更できるか (欠陥修理)、または交換する必要があるかどうかを特定することです。これらのアクションは、プロジェクトのスケジュール、予算、品質に影響を与える可能性があります。

プロジェクトが実行される際に変更リクエストが表示される場合は、驚かないでください。これらのリクエストは、監視および制御プロセスを通じて行います (以下を参照)。プロジェクトには、スコープの変更、予算、タイムライン、成果物、是正措置などの決定を誰が行うのかを説明する承認システムが必要です。変更が正式に承認されると、プロジェクトの作業プロセスをダイレクトおよび管理して実行します。

このプロセスでスコープ クリープを避ける 1 つの方法は、プロジェクトのエンタープライズ環境要因 (EEF) を明確に理解することです。組織の文化と構造、規制市場、プロジェクトの顧客を明確に特定した場合は、プロジェクトを監督し、管理するためのガイドがあります。

ステップ 5: プロジェクトの作業プロセスを監視、制御する

プロジェクトの作業プロセスの監視とコントロールと、直接作業プロセスと管理作業プロセスは密接に関連しています。どちらのステップも実行を伴い、プロジェクトの実施を追跡し、統合変更管理プロセスへのインプットを提供します (次のステップ)。違いは、このプロセスでは、スコープ、スケジュール、コスト、品質、コミュニケーション、リスク、調達、関係者の関与を制御することです。

この図は、プロジェクト作業プロセスの監視と管理のインプット、ツールやテクニック、そしてアウトプットを示しています。

この段階では、プロジェクト マネージャーがプロジェクトのステータスをレビュー、ドキュメント、レポートします。重要な責任の 1 つは、プロジェクトのステータスを継続的に測定することです。どこで遅れを取っていますか? 収集するデータは 2 つの機能を果たします: プロジェクトが当初の目標を超えて拡大しそうな場合はスコープ クリープを避け、是正措置が必要な問題領域を強調します。

プロジェクト マネージャーはプロジェクトを管理しますが、計画のパフォーマンス目標を達成するために、このプロセス中に変更リクエストを作成する必要があるかもしれません。これらのリクエストは通常、統合変更管理プロセスの実行を経てレビューされます。変更が承認された場合は、直接作業プロセスと管理作業プロセスを通じて実施され、計画文書にはそれらの変更が反映される必要があります。

プロジェクト統合管理では、さまざまな作業単位の変更を評価し、個々の変更とプロジェクトの全体的な成果物との比較を行います。関係者間でトレードオフを行い、プロジェクト全体の品質とタイムラインを確保します。

ステップ 6: 統合された変更管理プロセス

統合変更管理プロセスの実行では、プロジェクトの目標と組織のガイドラインに従って、プロジェクトの変更リクエストを受け取り、レビューし、受け入れる、または却下できるようにします。変更は、スケジュールや予算の変更から、プロジェクトの品質に影響を与える標準外の製品コンポーネントや活動に関するレポートまでさまざまです。

このチャートは、統合変更管理プロセス (別名: 変更管理プロセス) のインプット、ツール、テクニック、アウトプットを示しています。

プロジェクト マネージャーは、スコープ クリープを避けるために、プロジェクト全体に照らして変更を評価する必要があります。その後、プロジェクト マネージャーは関連するプロジェクト ベースラインを調整し、その変更を文書化して関連する関係者に伝える必要があります。プロジェクト統合管理では、サポート ドキュメントを使用して、各ナレッジ エリアが関連する変更で更新されます。通常、これらの変更は、実装のためにプロジェクトの直接作業プロセスと管理プロセスに追加されます。

プロジェクト憲章または範囲記述書は、最初の変更が発生するずっと前に、すべての関係者が変更管理システムについて合意できるように、変更の報告とレビューのプロセスを定義する必要があります。このシステムは、プロジェクトがよりスムーズに実行され、すべての変更が統合された管理アプローチの一部であることを保証します。対立が発生した場合は、変更の優先順位やプロジェクト全体に関連する作業範囲を超える構造を提供する必要があります。変更管理システムには、以下を含める必要があります。

• 変更を承認または承認できるチーム メンバーまたはプロジェクトのリエゾン
• リクエストに必要なフォーム (プロジェクト管理ソフトウェア、電子メール、変更リクエストフォームのいずれで提出しても)
• 変更のレビューに使用される基準
• 変更をレビューするためのタイムフレーム
• 変更が承認または却下された場合の通知とコミュニケーション プロセス
• 変更を文書化し、プロジェクトの直接作業プロセスと管理プロセスに追加する手順

‌変更リクエスト テンプレートのダウンロード

 

組織によっては、変更管理システムの一部として変更リクエストをレビューするために、正式な変更管理ボードを作成する場合があります。小規模なプロジェクトでも、各リクエストをレビューしたり、代替案を提案したり、必要な変更に対してバイインしたりすることで、メリットがあります。

プロジェクト中に、変更管理ログまたは変更フォームを使用して、すべての変更リクエストを追跡します。この文書には、変更の数、リクエストおよび承認された変更の種類、各リクエストに関連するコストとスタッフのリソース、プロジェクトの時間枠への影響に関する重要なデータが記載されています。また、このフォームを使用して、変更が承認された後もコミュニケーションを継続することもできます。ログには進行中の変更の要約が表示され、関連する関係者に変更とそのプロジェクトへの影響が通知されていることを確認するためのチェックリストも提供されます。

変更リクエストは、プロジェクトの実行フェーズ、特に作業プロセスの監視と制御で発生します。変更をレビューし、それらをプロジェクトの関係者に実施して伝える方法を決定するのは、統合変更管理プロセスの役割です。

ステップ 7: プロジェクトまたはフェーズ プロセスを終了する

プロジェクトが完了したら、プロジェクト終了またはフェーズ プロセスを実施します。このプロセスでは、プロジェクト、その成功と苦労、教訓を正式にレビューします。この正式なレポートでは、プロジェクトの成功を文書化し、重要なデータポイントを将来のプロジェクトの過去の文書として提供し、組織内の継続的なプロジェクト統合管理のためのより強力な基盤を構築する必要があります。

この図は、クローズ プロジェクトまたはフェーズ プロセスのインプット、ツールおよびテクニック、およびアウトプットを示しています。

プロジェクトを終了するには、プロジェクトの最終レビューを行う必要があります。すべての最終ドキュメント (検査や調達リリースなど) を収集してアーカイブし、プロジェクトの完了を正式に検討する契約における書面による承認、およびプロジェクト中に作成されたその他のファイルを収集してアーカイブします。成果物を監査し、プロジェクトの結果を評価する際に従う手順をいくつか次に示します。

• 作業が完了したことを確認する
• プロジェクトを最終的に受け入れ、顧客からのフィードバックを求める
• 財務レポートの完成
• 調達プロセスを終了する
• すべてのプロジェクト契約、ファイル、変更ドキュメントのインデックス作成とアーカイブ
• 最終パフォーマンス評価の作成

また、従業員の業績評価と同様に、プロジェクトレビューの開催も検討する必要があります。正式または非公式のグループを集めて、何がうまくいき、うまくいかなかったか、変化やミス ステップから学んだことをレビューします。このレッスンで学んだレポートでは、その成果と、次のプロジェクトでどのように活用できるかを特定します。将来より効果的になるだけでなく、プロジェクトに関する他の人の意見やインサイトを求めてチーム ワークを構築します。これらは、今後のプロジェクトにおける統合を改善する最大のメリットかもしれません。