カンバンの概要
適切なカンバン ソフトウェアを選択するには、カンバン自体を理解する必要があります。カンバン は 1940 年代後半に日本で登場し、トヨタのエンジニアである大野泰一が、手持ちの消耗品が枯渇した場合にのみ製品を並べ替えてスーパーマーケットが棚に在庫する方法を分析しました。トヨタでは、この慣行はジャストインタイム在庫補充 (JIT) に発展しました。
カンバン (「KAHN-bahn」と発音) という言葉は日本語で看板や看板を意味し、トヨタではカンバン カードが生産プロセスの他のステップを知らせたりトリガーしたりするために使用されました。これらの概念は、他のアジャイル方法論と進化し、統合され、製造オペレーション全体に広がり、その後 IT の世界に広がりました。
カンバン システムは、次の 3 つの主要なアイデアに基づいています。
- ビジュアライゼーション - ワークフローは目に見える形で表されます。
- プルベース - チーム メンバーの準備が整い、タスクをプルすると、作業はプロセス内を移動します。これは、誰かが自分の役割を終えて次のチーム メンバーにプッシュするために作業が進行するプッシュベースのシステムとは異なります。
- 進行中の作業の制限 (WIP) - 各フェーズでは、特定の数のタスクまたは割り当てのみが許可されます。これは、時間制限に重点を置く他のシステムとは異なります。WIP 制限は、効率を最大化し、人々が過負荷になり、あまりにも多くの異なる方向に引っ張られないようにすることで、フォーカスと品質を向上させます。
2000 年代には、ソフトウェア エンジニアの David J. Anderson がアイデアをサービスのためのカンバン方式に洗練させたことで、カンバンはさらに進化しました。コア原則は、ワークフローの管理、ポリシーの明示、フィードバックループの実装、共同での改善、実験的な進化など、いくつかの他の重要な価値で強化されました。
カンバンは現在、ソフトウェア開発や他の多くの非 IT ビジネスで実践されています。このアプローチでは、現在いる場所から始めることが重視されるため、どの段階のチームもカンバンから始めることができます。適切に機能しているプラクティスを継続し、ボトルネックや問題が発見されたときに段階的な変更を加えることができます。
カンバン ボード
カンバン システムが成功するのは、作業が見えるようになるためです。これは、カンバン ボードと呼ばれる、実行するタスクまたは作業を表すカードを備えたボードによって実現されます。このボードは、カンバン プロジェクト管理の基盤です。
カンバン ボードは、To Do、Doing (WIP)、および [完了] の 3 つの列を持つホワイトボードと同じくらいシンプルにすることができます。ワークフロー内の他のステップ (テスト、課金など) の列を追加したり、タスクの種類、優先順位、またはその他の属性の別のカードを追加したりすることもできます。
シンプルなカンバン カード:
詳細なカンバン カード:
このワークフローの視覚的表現により、作業が進行している場所とブロックされている場所を簡単に見つけることができます。これにより、問題に注意が喚起されるため、システムを微調整したり、作業を再配分したり、その他の修正を行うことができます。これにより、チーム メンバーは作業プロセスについてコミュニケーションを取り、生産を順調に進め、改善に特化した文化につながります。
カンバン ソフトウェアを選択する際の大まかな考慮事項
カンバン ソフトウェアの選択に近づくにつれて、いくつかの高レベルの選択があります。ここでは、ソフトウェアの選択に共通する決定事項をいくつか示します。
- オープン ソース ソフトウェアとプロプライエタリ ソフトウェアのどちらを選択すべきですか?
- 業界に合わせてカスタマイズされたソフトウェアを選択する必要がありますか?
- ホスト型ソリューションとクラウドベースのソリューションのどちらを選択すべきですか?
- どのような統合が重要ですか?
- 使いやすさと柔軟性のプロファイルは何ですか?
これらのそれぞれについて、主な考慮事項を見てみましょう。
オープン ソースとプロプライエタリ - オープン ソースのカンバン ソリューションは多数ありますが、一部の企業は特定のベンダーに制限したくないため、これを好みます。オープン ソース ソフトウェアのもう 1 つの魅力は、通常無料または非常に安価であり、ライセンスの制限を追跡することなく、必要な場所にインストールできることです。欠点としては、プロプライエタリなソフトウェアがしばしば提供する、それを更新するための作者による専用のサポートやコミットメントがないことです。
業界固有または一般的なプロジェクト管理 - プロジェクト マネージャーは、自分のニーズに似たニーズに適合したソフトウェアを探すことができます。ソフトウェア開発はおそらくカンバンの最も一般的な用途であり、多くのソリューションは当初 IT アプリケーション向けに設計されました。
しかし、カンバンの強みの 1 つは、その柔軟性と適応性です。したがって、一般的に、堅牢なカンバン ボード機能を備えたソリューションを選択する限り、特定の業界向けに設計されたソフトウェアは必要ありません。カンバン ボードは、ワークフローに合わせてカスタマイズできます。多くの場合、テンプレートは特定のセクターと一般的に発生するプロセス パターンに存在します。一部の一般的なプロジェクト管理プラットフォームでは、カンバンを実行するように調整できるとされていますが、カンバンの原則に沿ってビジュアル プロジェクト ボードを簡単に作成できるソリューションがない限り、これらを避けることが一般的に賢明です。
ソフトウェア開発におけるカンバンの使用に関する 1 つの注意点: 一部のソフトウェア チームは、カンバンを、時間枠付きのスプリント (2 ~ 4 週間) に重点を置いたスクラムなどの他の手法と組み合わせています。カンバンには時間制限は組み込まれておらず、一度に作業量の制限によって駆動されます。これらのチームにとっても、カンバン ボードは依然として最も重要なニーズであるため、上記のガイダンスが一般的に適用されます。ただし、「スクラムバン」(このハイブリッドは知られている) チームは、スプリント計画ツールやバーンダウン チャートなどのメトリックなどのスクラム機能がソフトウェアでも利用可能であることを確認したい場合があります。
ホスト型とクラウドベース - ホスト型ソフトウェアには、データをより安全に保つ可能性と、ソフトウェア資産をより詳細に制御できるという 2 つの主な利点があります。ただし、初期費用は高く、ホストされたオプションもいくつかのセキュリティ リスクをもたらします。さらに、メンテナンスと更新に対する責任も大きくなります。多くのユーザーがクラウド ソリューションに移行しているのは、多くの場合、製品ライフサイクル全体にわたって低コストを提供し、ユーザーや場所の追加や削除を容易にし、ベンダーがサポート、メンテナンス、および更新を処理するためです。
インテグレーション - インテグレーションの数とタイプは非常に重要です。組織で使用する他のソフトウェア、ツール、およびプラットフォームを評価し、できるだけ多くのソフトウェアとシームレスに統合するかんばんソフトウェアを選択する必要があります。これらには、ファイル ホスティング サービス、ブラウザ拡張機能、スプレッドシート、データ ストレージ、電子メール、デジタル署名、カレンダー、アプリ インテグレーター、プログラム、および開発者ツールが含まれます。
使いやすさ/柔軟性 - チーム メンバーが把握して使用できるソフトウェアが必要なので、チームの長所と短所を把握します。技術的に熟練したチームは、より複雑な機能に慣れ、必要なトレーニングが少なくて済みます。テクノフォブは、利用可能な最も馬鹿げたソフトウェアを欲しがるでしょう。また、無関係な情報を視界から追い出す機能も必要になります。もちろん、誰もが素晴らしいユーザー エクスペリエンスを愛しています。さらに、ソフトウェアが、ユーザー数の増加、プロセスへの潜在的な変更、複数のプロジェクトを管理する機能など、お客様のニーズを満たすのに十分な柔軟性を備えていることを確認する必要があります。
カンバン ソフトウェアがカンバン原則を実装する方法
この時点で、かんばんの原則を行動に移す特定の機能を調べる必要があります。評価する価値のあるものと探すべきものを次に示します。
ワークフロー の視覚化 - カンバンが作業の可視性に重点を置いているため、これらの機能がおそらく最も重要であることを意味します。
- カンバン ボード - ソフトウェアの最も重要なタスクは、カンバン タスク カードを使用して、高機能で読みやすいカンバン ボードを作成することです。ベンダーが提供するテンプレートを確認してください。ワークフローに合ったテンプレートのライブラリにアクセスできることは魅力的です。
- ボードのカスタマイズ - 特定のニーズに合わせてボードをカスタマイズするのはどれくらい簡単ですか? さまざまなソフトウェア プログラムでは、カレンダー、カスタム ビュー、タスク ボックスなどのカスタム テーマやウィジェットを使用できます。
- スイムレーン - スイムレーンは、かんばんボード上の水平カテゴリまたは行であり、さまざまなチーム メンバー、製品、製品所有者、優先度、またはカスタム ディメンションを表すために使用できます。スイムレーンの表現と使用は直感的に理解できます。
- アクティビティ ストリーム - これらのストリームはリアルタイムの プロジェクト ステータス更新を提供するため、他のユーザーが変更、コメント、またはタスクにファイルを追加したときに通知を受け取ります。また、他のボードのアップデートを購読し、ツール内または電子メールで入手することもできます。
WIP の制限 - 進行中の作業の制限は、かんばんのもう 1 つの中核的な原則です。これらは通常、ワークフローの特定の段階 (コーディング、テストなど) であるカンバン ボードの列ごと、または個人またはチームごとに設定されます。
- ルール - ボードが自動的に適用されるように、WIP 制限のルールを作成する機能。
- プロセス追跡 - 個々のプロジェクトのプロセスを監視し、遅延を見つけ、進捗状況を視覚化することができます。
- ポートフォリオの追跡 - 大規模な組織では、プロジェクトのポートフォリオを監視し、必要に応じて進行状況と完了を調整する必要がある場合があります。
- カスタム レポート - カスタム条件に基づいてチームの進捗状況やパフォーマンスに関するレポートを作成しますか?
フローの管理 - かんばんは、作業の流れを維持することがすべてです。カンバンで最も一般的なことわざの 1 つは、開始を停止し、終了を開始することです。これは、作業を最後まで完了させることに焦点を当てていることを示しています。
- 自動タイム トラッキング - この機能を使用すると、チームが時間を費やしている場所を確認できます。追跡は、個別、プロセス フェーズ、またはサイクル タイムで実行できます。
- 累積フロー図 - CFD は、プロジェクトの各段階でのタスクと、どの程度の進捗状況を示しています。(CFD は、スクラムのバーンダウン チャートとほぼ同じ目的を果たします。縦軸は、現在作業中または完了したタスクの数を示し、横軸は、1 つのタスクを完了するために必要な時間として定義されるサイクル タイムを示します。
- 欠陥追跡 - タスクまたはストーリーに欠陥または問題があるときに、カードとボードは色やその他の属性によってそれを明らかにしますか?
- ドラッグアンドドロップ インターフェイス - これにより、状況の変化に応じてカードを簡単に移動したり、ボードを再配置したりできます。
- カードのエージング - この機能を使用すると、あらかじめ設定された時間が経過すると、カードの色が退色または色に変わり始め、作業が停止していることが強調表示されます。
ポリシーを明示的にする - ボードが要件やルールに簡単に適応できるようにしたいのであって、 その逆ではないようにします。
- 構成可能なワークフロー - これにより、既存のシステムから開始することにカンバンが焦点を当てている重要な部分である、既存のプロセスを簡単に表現できます。
- サブワークフロー - ワークフローの 1 つのステップが複数のステップで構成されている場合は、これをボード上でモデル化できるようにする必要があります。
- トリガー - 一部のプログラムでは、作業完了時にキューを補充するなど、特定のイベントが発生するたびにアクションをトリガーするルールを設定できます。
フィードバック ループの実装 - カンバンは、日本語でカイゼンと呼ばれる継続的な改善に努めています。自分のソフトウェアは、物事がどのように進んでいるかについてのフィードバックを提供することによってこれをサポートしています。
- 要求とアイデアの管理 - 提案、要求、アイデアを受け取り、管理するのは簡単ですか?
- 分析 - ソフトウェアがデータを収集し、パフォーマンス、リード タイムとサイクル タイム、ブロッカー、その他の指標を測定する分析を生成するときに、予測を改善できます。ソフトウェアによって何が可能になりますか?
- 複数のプロジェクト、チームを管理する - ポートフォリオまたはエンタープライズ レベルでは、複数のプロジェクトまたはチームの概要を把握できる機能が必要な場合があります。
共同で改善し、実験的に進化する - リーン カンバン は、チームが知識と経験をプールしてプロセスを改善する方法を提案することを提案しています。これらは、モデルと科学的方法を使用してテストされます。物事を簡単に変えることができるソフトウェアが欲しいことでしょう。
- ダッシュボード - ソフトウェアは、主要なメトリックのスナップショットを提供することで、この作業をサポートできます。直感的で簡単に配置できますか?
- カスタム フィールド - この機能を使用すると、ソフトウェア ベンダーによって設定されたワークフロー パターンに縛られるのではなく、必要に応じてプロセスを微調整および変更できます。
- モバイル - すべてのチーム メンバーが外出先でソフトウェアにアクセスできるようにして、コラボレーションが続くようにします。
- 電子メール通知 - ボードが更新されたときや名前が記載されたときに、ソフトウェアがプロジェクト メンバーに電子メールで通知することを確認します。
- プッシュ更新 - モバイル通知により、チームメ ンバーは常にループ内に保たれます。
- ワークフローをいつでも変更できるようにする - 継続的に改善しているため、ボードの開始時に設定された構成にロックされたくありません。
- 複数のワークフロー/プロセス - 複数のチームまたはプロセスを管理する必要がある場合は、それを簡単に実行できるソフトウェアが必要です。
適切なソフトウェアによってもたらされるビジネス上のメリット
多くの人々は、カンバンとカンバンのソフトウェアが具体的なビジネス上のメリットにどのように変換されるかをよりよく理解したいと考えています。カンバンの原則は相乗的に機能し、同様に、適切なソフトウェアは、不必要な複雑さを回避しながら主要な機能を組み合わせることで、お客様の成功をサポートします。
特定の機能によって利点がどのように駆動されるかの具体的な例を次に示します。
- 分散したチームをより緊密に統合することで、すべてのチーム メンバーが同じかんばんボードから作業し、作業が表示され、同僚の進捗状況が瞬時に更新されます。
- WIP 制限により、品質の向上、生産性の向上、スコープ クリープからの保護が実現し、チーム メンバーがタスクに高度に集中できるようになります。
- ボトルネックと問題は、カンバンの目に見えるボードと仕掛品の制限により、より簡単に検出できます。これらはまた、プロジェクトの負荷が戦略的に分散されていることを確認することによって、無駄な作業と時間を削減します。
- コラボレーションとコミュニケーションの向上は、ソフトウェア内の通知とメッセージング、モバイル インターフェイス、および複数のチームやプロジェクトを管理する機能によってもたらされます。
- 効率性と収益性の向上は、時間追跡、リード タイムとサイクル タイムの短縮、ワークフローの改善によって推進されます。
- 顧客満足度の向上は、迅速なフィードバック ループ、欠陥追跡、分析、およびプロジェクト ライフサイクルの任意の時点でワークフローを調整する機能によって促進される継続的な改善の結果です。
カンバン ボードはプロセスの中心にありますが、カンバンの専門家はカンバンの原則よりもソフトウェアに重点を置くことに対して警告しています。作業制限、継続的な改善、および廃棄物削減の原則を深く理解せずにカンバン ボードを実装するチームは、ペーター アウトする傾向が高くなります。堅牢な実装には、カンバンの考え方とメカニズムの徹底的な基礎が必要です。
カンバン ソフトウェアの評価と選択のためのワークシート
これで、カンバン ソフトウェアで何ができるかがわかりました。ニーズに最適なプログラムを決定する良い方法は、意思決定マトリックスを使用することです。以下の例を使用してみてください。
- 一番上の行に、ニーズに合った最も重要な機能を一覧表示します。(必要に応じて列を追加します。) 上記のワークシートでは、いくつかのサンプル基準を記入しました。
- 検討中の各ソフトウェア プログラムを最初の列にリストします。
- リストの下まで移動して、個々の基準での評価について、各プログラムを 0 (最悪) から 5 (最高) までスコアを付けます。
- 2 行目 (因子の下) で、各因子を 0 (重要でない) ~ 5 (重大) のスケールで相対的な重要度でランク付けします。同じ重要性を持つ複数の要因がある場合があります。(上記表の例)
- 各列のスコアに因子の相対的重要度を乗算して、加重スコアを取得します。
- 各ソフトウェアの加重スコアを行全体に追加します。
- 最高の合計スコアが勝者です。
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