プロジェクト範囲とは?
この文章によると、プロジェクト管理協会 (PMI) が作成したプロジェクト管理知識書ガイド (PMBOK® ガイド) によると、「プロジェクト範囲とは、プロジェクトの成果物をアウトプットするために必要な仕事」ということです。 基本的に、プロジェクト範囲とは、プロジェクトの目標、成果物、予算、スケジュールを特定するプロジェクト計画の段階です。 なお、プロジェクト範囲と製品範囲を混同しないように注意してください。 目的は似ていますが、製品範囲はプロジェクトではなく、製品に必要な成果物や制約を定義します。
プロジェクト要件も製品要件も時間の経過とともに変化する可能性がありますが、目標は、予期せぬ期待値の膨らみや管理対象外の膨らみである要件変更を避けることです。 要件変更は、管理されていないまま放置すると、コストの超過、遅延、品質の低下につながります。 また、信頼の喪失、評判の低下、プロジェクトの失敗につながる可能性もあります。 要件変更を軽減する方法はたくさんありますが、プロジェクトや製品範囲を時間をかけて定義することは、計画どおりに努力を完了するための適切なリソース、スケジュール、予算を確保するために長い道のりになります。
プロジェクト範囲を定義する方法は?
プロジェクト範囲を定義することは、プロジェクトの目的や成果物、タスクを実行するために必要なリソースを特定することを意味します。 プロジェクト範囲を定義する際には、範囲外のもの、つまりプロジェクトが担当していないものも決定します。 そのためには、チームメンバー、経営陣、または外部の関係者と協力する必要があるかもしれませんが、プロジェクト範囲を定義する目的は、すべての関係者の期待を平準化することです。 したがって、見積もりを徹底的に行い、全員が同じ認識を持っていることを確認する必要がある限り時間がかかります。
プロジェクト範囲を定義する際には、プロジェクトの目的、成果物、制約、前提条件、除外、スケジュール、予算などを決定します。
PMI は範囲を定義する6つの段階をまとめたものであり、その公式を使って自分で上記の基準を決定することができます。 その後、これらの項目をプロジェクト範囲記述書に正式に文書化します (次のセクションで詳しく説明します)。
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計画範囲: このステージでは、範囲の定義、監視、管理方法を決定します。 さらに、範囲管理のプロセスを定義します: 関係者の期待をどのように管理するか、意見の不一致を解決し、要件を優先します。 この最初のステップは、プロジェクトオペレーション全体のステージと整合性を設定するため、重要です。
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範囲の管理: この継続的な段階では、関係者の期待事項を管理します。 一般的には、顧客の好意を持って行動する必要がありますが、クライアントからの変更を受け入れる際には、現実的で責任を負う必要があります。 追加の要件と、それらがベースライン範囲とどのように重なっているかを継続的に評価し、変更を受け入れるかどうかを決定する必要があります。 最終的に、この段階の目標は、不要な要件変更を避けることにあります。
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要件の収集: これがプロジェクト範囲の核心です。 この段階では、プロジェクトの要件 (成果物を満たす必要がある、または成果物が所有する必要のある条件や機能) を定義します。 この時点で、プロジェクトの目的、制約、タスク/サブタスク、段階/サブタスク、前提条件、除外、マイルストーン、既知のリスク、根拠、コストの見積もり、ツール、プロジェクトを遂行するために必要なテクノロジーを理解するためのプロジェクト戦略と作業も定義します。 さらに、プロジェクトスポンサーを割り当て、関係者を特定し、承認基準を定義します。
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範囲の定義: すべての要件を集めたところで、範囲外のものも含めて、提案したプロジェクト範囲を正式に定義できます。 この段階では、範囲記述書を作成します (次のセクションで詳細に定義されています): プロジェクトの成果物、制約、前提条件、除外、予算、スケジュール、承認要件などをリストアップします。 提案されたベンチマークを満たせない場合は、予算やスケジュールの代替案を含めるのも適切です。
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作業分解構成図 (WBS) の作成: 作業分解構成図は、プロジェクトの大まかな範囲を、最小の個別のアクションアイテム (ワークパッケージと呼ばれる) の階層構造に分解します。 これは重要なステップであり、チームが実行すべき具体的な仕事を理解し、仕事のパッケージを適切な当事者に任せるのに役立つ成果物です。
この Microsoft Excel用の WBS テンプレートを使用すると、アウトライン形式と図表形式の両方のフォームで作業パッケージを表示できます。 視覚的な表現により、関係者は作業パッケージがどのように整理され、相互に関連しているかを確認しやすく、ニーズに合わせてフィールドをカスタマイズできます。
WBSアウトラインとダイアグラムテンプレートのダウンロード — Excel
その他の作業分解構成図テンプレートはこちらでご覧いただけます。
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範囲の検証: この段階 (範囲検証とも呼ばれます) では、外部の関係者 (顧客) が正式に成果物にサインオフします。 アウトプットは引き続きコントロールできるので、顧客が提案した変更を盲目的に受け入れてはいけません。
以下のセクションでは、プロジェクト範囲を詳細に定義する段階と、プロジェクト範囲記述書にこの情報を正式に文書化する方法を説明します。
プロジェクト範囲記述書とは?
プロジェクト範囲記述書とは、プロジェクト範囲をまとめた文書です。 これは、提案された成果物、スケジュール、コスト、リソースなどの正式な記録として機能します。 すべての関係者がそれぞれの期待に沿うようにします。
プロジェクト範囲記述書は似ていますが、以下のプロジェクト計画文書と同じではありません。 以下では、ドキュメントの種類ごとに説明し、プロジェクト計画の開始に役立つ無料のダウンロード可能なテンプレートを用意しています。
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プロジェクト管理計画(PMP): この文書は範囲記述書と一部重複している可能性がありますが、PMP はプロジェクト目標と全体的な実行に重点を置いています。 これに対し、範囲記述書はプロジェクトの特定の境界と要件を定義します。
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プロジェクト チャーター: プロジェクト憲章には、多くの場合、全体的なビジネス上の決定に関連して、プロジェクトの目標と意図をまとめたものです。 チームは本番環境でプロジェクト憲章を参照し、ビジネス上の意思決定がプロジェクトの当初の意図に沿っていることを確認します。 このExcelのプロジェクト憲章テンプレートを使用して、プロジェクトの目的、ビジネスケース、目標、指標、期待される成果物、および仮のスケジュールを一覧表示できます。
プロジェクト憲章テンプレートをダウンロード
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作業指示書 (SOW): SOW は、2 つの当事者間の作業合意を記述し、すべての合意が最終的な成果物で確実に満たされるようにするために使用されます。 作業範囲記述書には通常、プロジェクト範囲が含まれますが、期待される結果と追加の利用規約を詳しく説明します。 この SOW テンプレートには、プロジェクトの目的と前提条件、ビジネス、ソリューション、技術、サービス、セキュリティの各側面を説明するスペースが含まれています。 その他の業界別SOWテンプレートはこちらでご覧いただけます。。
プロジェクト管理作業指示書をダウンロード
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ジョイント アプリケーション デザイン (JAD):JAD とは、知識と IT の専門家が開発プロジェクトのビジネス要件を定義するプロセスです。 JAD は通常、当事者間の誤解を解決し、技術的な制約を伴うビジネス要件を介在させる正式なワークショップを通じて促進されます。 通常、参加者にはエグゼクティブスポンサー、テーマの専門家、レコーダ (刻印やドキュメンテーションの専門家とも呼ばれる)、進行役、ワークショップの見学を希望するチームメンバーが含まれます。 JAD の結果は、正式な期待値が設定されるという点で、範囲記述書のようになります。
プロジェクト範囲記述書の作成方法
プロジェクト範囲記述書は比較的簡単な文書ですが、プロジェクトや製品に関する期待事項の主要な参考資料となるので、十分な時間を費やして調査し、最終決定する必要があります。
少なくとも、プロジェクト範囲記述書には以下を含める必要があります:
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プロジェクト目標と目標
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主な成果物
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プロジェクトの制約
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プロジェクトの前提条件と除外
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大まかなタイムラインやスケジュール
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予算
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全体的なビジネス目標との関係 (プロジェクトが組織の目標とどのように一致しているか)
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関係者の承認
範囲 ステートメントを記述するのにには、次の Microsoft Word テンプレートを使用することができます。 上記の要素に加えて、範囲外のタスクをリストアップしたり、WBS を添付したり、予算やタイムラインをプロジェクトの制約として記述したりするスペースも含まれています。
範囲管理とは?
PMI は、プロジェクトのライフサイクルにおける範囲管理のプロセスを説明するものです: 「変更は発生し、プロジェクト範囲管理には範囲の変更を管理し、プロジェクトが予定どおりに予算内で入ってくることを確認するプロセスが含まれています。」 ビジネスの世界では、プロジェクト範囲を定義し、範囲記述書を作成していても、プロジェクトや製品開発を通じて範囲を積極的に監視する必要があります。 範囲管理は、コストの超過や遅延を避けるために、範囲を継続的に傾向づけ、管理する方法を定義します。
効果的な範囲管理にはいくつかのメリットがありますが、最大のメリットは要件変更を回避することです。 そのためには、時間とコストの両方を正確に見積もる必要があります。この2つの問題に対処できれば、計画された価値を提供し、目標を達成するプロジェクトまたは製品を実行する可能性が高まります。 また、範囲を効果的に管理することで、関係者からの継続的な買い入れを確実に行い、顧客との信頼関係を築くことができます。 さらに、範囲管理を行えば、プロジェクトや製品の品質を向上させ、管理者は説明責任を持ち、信頼できるチームメンバーやリーダーとしての評判を得ることができます。
一方、低い管理範囲では、要件変更が発生し、プロジェクトの遅延、コスト超過、品質の低下などが発生する可能性があります。 最終的には、プロジェクト範囲管理の不足や不十分な場合、ストレスや失敗につながる可能性があります。
プロジェクト範囲管理は、多くの場合、以下の点で議論されます:
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変更管理: 変更管理とは、社内における変更と開発を積極的に特定し、実施することです。 変更管理にはいくつかのモデルがありますが、この用語自体は、組織の調整を容易にするために取られる共同行動を指します。 効果的な範囲管理には、要件、予算、スケジュールなど、プロジェクトの過程で必然的に変化する場合の変更管理が含まれます。 しかし、変更を特定して関係者に伝える方法を熟知している必要があります。すべての関係者からの承認なしに、単にアクションを承認または拒否することはできません。 さらに、「変更管理統合」とは、組織と個人の変更を同時に統合し、プロジェクトと変更管理を同時に行うという目標を指します。
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プロジェクトポートフォリオ管理 (PPM): PPM は、ポートフォリオ内の複数のプロジェクトを評価し、優先順位を付けるのに役立つ管理戦略です。 すべてのプロジェクト範囲を適切に細かく設定しておけば、プロジェクトの優先順位付けが非常に簡単になります。
プロジェクト範囲管理計画とは?
プロジェクト範囲管理計画は、特定のプロセスに対する管理アプローチを説明する文書です。 プロジェクト範囲記述書では、プロジェクトの成果物、コスト、タイムライン、制約を詳細に記述しますが、プロジェクト範囲管理計画では、プロジェクト範囲の管理方法 (変更の監視方法を含む) を説明します。 範囲管理計画には通常、役割と責任、変更管理方法、検証、作業分解構成図が含まれます。
プロジェクト範囲管理のベストプラクティス
範囲管理は本質的に、非便利な科学です: プロジェクトのタイムラインや予算に問題が生じそうな変更や開発をすべて予測することはできません。 しかし、プロジェクトが成功する可能性を最大限に高めるために、いくつかのベストプラクティスに従うことができます:
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具体的で正確であること。 投影の精度が高いほど、要件変更の確率は低くなります。 曖昧さを避け、不確実性に対処し、質問があれば早期に行動しましょう。
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大まかな目標を立てましょう。 目標を高いレベルで維持し、プロジェクト計画に柔軟性を組み込みます。 プロジェクトや製品の包括的な意図を表す言語 (PMI は、置き換え、設計、実装、インストール、自動化などの動詞を推奨 します)、範囲記述書の他のセクションで具体的な仕様を指定します。
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共同作業。 組織の内外を問わず、プロジェクトの成功に依存するメンバー全員と協力しましょう。 これは、最初から期待内容を明確にするのに役立ちます。
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適切な関係者を巻き込む。 コミュニケーションも適切な人とのコミュニケーションと同じくらい重要です。 必要な当事者のみが関与する。 これにより、交渉は可能な限りスムーズかつ迅速に進みます。
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潜在的な変更を考慮に入れる。 前述のとおり、変更はプロジェクトの過程で必然的に発生します。 本番環境を通じてこの点を念頭に置き、慎重に検討して計算した上でのみ、変更を検討してください。
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関係者からの承認を求める。 関係者は、プロジェクトが予定どおりに完了し、予算内で完了することに依存します。 変更を受け入れるべきですが、変更を実行する前にチームリーダーが変更内容を伝え、関係者からの承認を求めるのはあなた自身の責任です。
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「金めっき」に注目しましょう。 金めっきは、チームメンバーが顧客やクライアントにプロジェクトや製品の追加機能を付け加えるときに発生します。 上記を超えて行くことは、潜在的にクライアントとの関係を強化することができますが、多くの場合、裏目に出て、両方の当事者により多くの時間とお金の費用がかかります。 (金めっきは要件変更の一例と見なされることが多いです。)
範囲記述書と範囲管理計画の要素を見落とさないことを確認するために、以下に具体的なテクニックを追加します。 追加のドキュメントを含める場合は、関係者の混乱や作業の作成を防ぐために、明確でシンプルで、要点を守るようにしてください。
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SMART な目標を作成します。 SMART (スマート、測定可能、達成可能、関連性が高く、期限のある) 目標 の作成に関する詳細はこちらをご覧ください。
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マインドマップを使用して範囲記述書を作成します: マインドマップとは、情報を視覚的に示すマップです。 ブレインストーミングセッションでは、自分の考えを追跡し、その関連性を確認するためによく使用されます。 マインドマップを使って範囲記述書を作成する際にアイデアを出すこともできますが、このテクニックを使ってプロジェクト要件の階層的な関係を特定することもできます。 オーディエンスに応じて、ブレインストーミングの「ブランチ」を引き込んだり拡張したりできるマインドマッピングソフトウェアもあります。
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SWOT 分析を含める: 4 つの SWOT (強み、弱み、機会、脅威) のレンズを使ってプロジェクトを分析し、改善の余地や、プロジェクトに困難や強制的な変更が生じる可能性のある影響を特定します。
範囲管理の分野で信頼を得る方法の一つは、PMIを通じてプロジェクト管理プロフェッショナル (PMP)® の認定を取得することです。 PMP の勉強と取得に関する広範な情報については、「PMP 認定でキャリアを向上させる」をお読みください。
プロジェクト管理のSmartsheetで要件変更を避ける
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