プロジェクト成果物とは何ですか？
あなたの周りを見回しましょう。 オフィスや家庭のあらゆるものがプロジェクトの成果物として始まったと考えてみます。 ある椅子は締め切り日に仕様を満たすように製造されました。 テナントの要望に合わせて設計・造成された庭園。 会社方針マニュアルは調査を行い、ドラフトを作成し、その後、特定の日までに承認を得てできています。 私たちの世界で有用なものの多くは、成果物として始まりました。
プロジェクト管理において、成果物とは、単にプロジェクト目標を達成するために作られた製品やサービスのことです。 規模は関係ありません。 成果物は、ショッピングモールや文書チーム向けの翻訳家のベンダー分析レポートなど、大小を含みます。
Sara-Lu Beckford氏は、10年に及ぶ技術プロジェクト管理とビジネス分析の経験を持つITプロフェッショナルです。 「1日の終わりには、ある時点で何らかの提供物が存在することがプロジェクトに期待されます」と彼女は言います。
プロジェクト成果物の例
- 新しいウェブサイト
- 湿原の影響報告
- アパートの建物
- ユーザビリティ調査
- コンドミニアムに新しい下目張りと窓を導入
- 顧客承認率の向上
- ソフトウェアのプロトタイプ
- マーケティングアンケート結果
プロジェクト管理成果物の属性
成果物には多くの属性があります。 成果物を提出する先の関係者またはクライアントがいます。 関係者は社外でも社内でも可能です。 たとえば、新車は社外の消費者に販売する目的で開発されるものですが、自動車を作るための設計要件は、エンジニアが開発チームの内部の成果物として作成します。
プロジェクト管理の専門家の中には、マイルストーンを成果物の一種と見なす人もいれば、より広い意味を与える人もいます。 Lofford氏のLinkedInの記事では、マイルストーンをチェックポイントを呼んでいます。 「1つまたは複数のアクティビティが完了したことを識別するため、プロジェクトで重要な点に達したことを意味します。」
成果物が合格基準を満たしていることを確認するために、テスト段階を経る場合があります。 プロジェクトは、関係者が成果物を承認した後にのみ完了と見なされます。
プロセスとプロジェクトの成果物を理解する
プロジェクト管理の成果物には、プロジェクトとプロセスの成果物が区別されます。 先ほども指摘したように、プロジェクト成果物は結果であり、プロセス成果物はその結果を達成するための道筋です。 たとえば、プロジェクトで新しい椅子を作る場合、成果物の一つに「座席」があります。 この例のプロセス成果物は、座席の製造方法です。 プロセス成果物には、作業範囲や作業指示書などが含まれます。 作業範囲は、プロジェクトの最初の意図を設定し、プロジェクトの関係者、プロジェクトの目的や目標、予定している成果物などが含まれます。 プロジェクトの詳細を把握するために、無料の作業範囲テンプレートをご覧ください。
作業範囲テンプレートのダウンロード
作業指示書（SOW）では、ベンダーのプロジェクトを詳細に記述します。 提案依頼書（RFP）に付随する場合もあり、契約に含まれることも多いです。 当社の無料のダウンロード可能なテンプレートで、あなた自身のSOWで始めることができます。
作業指示書（SOW）テンプレートのダウンロード
また、ステータスレポートやレビューを含む、3つ目のカテゴリーであるアクティビティ成果物を考慮に入れる人もいます。
プロジェクトレビューテンプレートをダウンロード
ガバナンス文書とは、プロジェクトのさまざまな側面に対して誰が責任を負うのかを示すプロセスの成果物です。 テンプレートを使用すると、プロジェクトのガバナンスドキュメントを完成させるのに役立ちます。
プロジェクトガバナンス計画テンプレートのダウンロード
プロジェクト成果物とプロセス成果物のクロスオーバーの一部は、意図した成果物を取り込み、それを副成果物やタスクに分割するプロセス文書である作業分解構成図を作成するときに発生します。 その後、タスクの期間と予算の分析は、プロジェクトの予算やスケジュールに貢献します。
成果物管理のプロセス
常識ではあなたがプロジェクトを開始する際に、何かを作成することになります。 残念ながら、必ずしもそうであるとは限りません。 そのため、目的とする成果物の説明を定義し、明確にすることが重要なのです。 チームには、何が生産または開発されているのか、テストとレビューの結果を測定する方法を知る十分な詳細が必要です。 おそらく最も重要なのは、関係者が何を求め、最終製品を承認するのかを確認することです。
ここでは、プロジェクトを成功させるために役立つヒントをご紹介します。
早期に開始します。 プロジェクト管理の多くの側面と同様に、チームが作業を開始する前に、あなたが何を作成するかの定義が最善です。 早期に開始すれば、役に立つプロセス成果物や、潜在的に他の有形成果物のニーズを明確化できます。 作業の進行に合わせて、いつでも定義を修正できます。
あなたの目標に留意する。 製品または結果は、目標に基づいています。 目標を分解すると、主要な成果物が明らかになりますが、まだ作業を開始する準備が整っていません。 それらの成果物について、必ず関係者から承認を得ましょう。
それを分解します。 関係者の承認を得たら、成果物を完成させるために必要なタスクと、各タスクの所要時間を決定できます。 プロジェクト管理ソフトウェアプログラムでタスクをリストアップしたことがある場合は、プロジェクトをガントチャートとして表示することで、依存関係を判断して強調できます。
重要なタスクを追跡します。 関係者や経営上層部は、プロジェクトの進捗やより高いレベルの成果物に関心を持っています。 プロジェクトマネージャーとして、あなたとチームリーダーはタスクの進捗を追跡します。 プロジェクト管理ソフトウェアは、すべての成果物、タスク、マイルストーン、依存関係に関する情報を記録、追跡、共有するのに役立ちます。
成果物の定義
成果物とその受け入れ基準の詳細は、社内ではプロジェクトスコープ記述書の中で、そして外部では顧客との契約の取り込まれます。 何に取り組む必要があるのか、どうすれ分かるのでしょうか？
「プロジェクトの範囲や性質、およびそのようなプロジェクトで求められる一般的な成果物を理解することが、良い出発点になると考えています。 最終的には、プロジェクト チームや関係者と密接に連携して成果物を特定することが成功の鍵となります。 調査や分析のスキルを活用するだけでなく、オープンなコミュニケーションを促進し、プロジェクトの範囲を明確に理解することが、成果物をうまく特定できる可能性を高めます」と、Beckford 氏は言います。
あなたとあなたのチームがプロジェクトに集中し、成果物を見つけられるように、Lofford氏が成果物の定義と追跡チェックリストを共有しています。
成果物の詳細とチェックリストテンプレートを使用して、成果物の作成にかかわるすべてを追跡します。 プロジェクトに取り組む際には、何がうまくいき、何がうまくいかなかったかを記録することが重要です。 これは、今後の類似プロジェクトの基礎を固めるのに役立ちます。 実際、私たちはちょうどその目的のためにプロジェクトレビューテンプレートを作成しました。
プロジェクトガバナンス計画テンプレートのダウンロード
Smartsheetでプロジェクトの成果物を簡単に追跡、管理
Smartsheetは、企業やチームの作業効率アップを実現する作業の管理と自動化プラットフォームです。 Smartsheetの強力で直感的なプロジェクト管理ツールで、プロジェクト成果物の追跡はかつてないほど簡単に行えるようになりました。 チームの優先順位を可視化し、リアルタイムの最新情報を送信することで、チームの責任を果たしましょう。
プロジェクトマネージャーは、進捗状況を要約する豊富なリアルタイムの指標を提供し、関係者の信用を高める強化されたレポート機能を賞賛することでしょう。 セルフサービスのレポートとダッシュボードを作成して、表示、リソース、ステータス、パフォーマンスを瞬時に実現します。
Smartsheetがビジネスの改善にどのように役立つかをご確認ください。