プロジェクトのコミュニケーション計画とは何ですか?
プロジェクト コミュニケーション計画は、プロジェクトの詳細を投資当事者に分配するためのガイドラインです。効果的な計画には、どのような種類の情報が配布され、誰に、どのくらいの頻度で更新されるかが含まれます。
プロジェクト コミュニケーション計画の重要な要素は何ですか?
個々のコミュニケーション計画はプロジェクトによって異なりますが、効果的なコミュニケーション計画にはスコープ、連絡先の詳細などが含まれます。コミュニケーション計画に次の情報を追加することを検討してください。
- プロジェクトの種類: プロジェクトに名前を付け、簡単に見つけて参照できるようにします。会議の作成時にプロジェクトにかかる時間と関係者の数を考え、スケジュールを更新します。大規模なプロジェクトでは、より頻繁かつ異なる会議が必要になります。
- 主要なプレーヤーを特定する: 誰がコミュニケーションを取り、共有する情報の種類、更新の責任者を決定します。
- 連絡先情報: 関係者やチーム メンバーの連絡先の詳細を整理して、コミュニケーションを簡単かつ整理します。
- コミュニケーションの頻度: 特定の種類の情報を共有する方法のスケジュールを作成します。ロイヤル・ビルディング・プロダクツのサービス・コミュニケーションスペシャリストであるアリッサ・グリフィンは、測定されたアプローチを推奨しています。「プロジェクトの最新情報は通常、週に 1 回、最大で行われます。個人が紛失したり、メールを圧倒したりする可能性のあるメールをたくさん作成したくありません。短くて甘いものが一番効きます」。
- コミュニケーションの種類: さまざまな方法で情報の種類を伝えるのが有利な場合があります。たとえば、会議や電話、ビデオ通話を通じてリアルタイムで共有するのに最適な情報もあります。対照的に、電子メールや会社のメッセージ ボードなどの非同期メソッドが理想的な場合もあります。コミュニケーション スタイルの詳細については、「非同期コミュニケーションに不可欠なガイド」をご覧ください。
- プロジェクトの規模と範囲: プロジェクトによってコミュニケーション ニーズが異なります。コミュニケーションのニーズを特定できるように、プロジェクト範囲テンプレートを使用してプロジェクトを定義します。テンプレートやその他の情報については、「無料のプロジェクト範囲テンプレート」をご覧ください。範囲がわかったら、特にCレベルの関係者にとって、好ましいコミュニケーションの種類を検討してください。
Bednark Studio のシニア プロジェクト マネージャーであるクリステン・ベロモは、プロジェクトの最初にアンケートを使用して、関係者の好ましいコミュニケーション スタイルや頻度を判断することを提案しています。 - コミュニケーション目標: 過去のプロジェクトで、繰り返しまたは改善する特定のプロセスを見てみましょう。過去のポストモーテムと教訓から得た知見を考慮に入れ、ベスト プラクティスを確立し、確実に実施してください。
優先コミュニケーション アンケート
Bellomo の助けを借りて、プロジェクト中に主要な関係者が望むコミュニケーション方法を特定するためのアンケートを作成しました。このアンケートは、顧客、関係者、チーム メンバーのコミュニケーションの好みを簡単に収集して保存し、コミュニケーション計画に使用するのに役立ちます。
優先コミュニケーション アンケート
- 姓名:
- タイトルと会社:
- 主な関心領域:
- 希望する連絡時間:
- メール アドレス
- 電話番号
- インスタント メッセージ (スカイプ、Slack、Discord など):
- ビデオ通話:
優先コミュニケーション アンケート テンプレートをダウンロード
コミュニケーション計画には何を含める必要がありますか?
コミュニケーション計画とは、プロジェクト全体で共有されるすべての正式なコミュニケーションをまとめた一連の文書です。成功するすべてのコミュニケーション計画には、関係者、会議などに関する詳細を含める必要があります。
- 主要な関係者: プロジェクトに深く関心を持っている人たちです。所有者、クライアント、マネージャー、または大規模なプロジェクト開発に関する定期的な更新を必要とする人がいる場合があります。詳細については、 関係者の管理とコミュニケーションに関するガイドをお読みください。
- チーム メンバー: これらはプロジェクトに取り組んでいる個人です。これには、プロジェクト マネージャーも含まれます。
- スケジュールされたミーティングと更新: 締め切り、プロジェクト フェーズ、予算の更新、障害など、コミュニケーションに重要なことを特定します。この情報を共有する最適な方法を検討してください。たとえば、毎週のミーティングよりも、毎週の掲示板のメール更新の方が価値のある項目もあるとします。可能であれば、会議のスケジュールを早期に作成して、参加者が参加できるようにします。落書きのようなオンライン スケジューリング ツールを使って、チームが出会うのに最適な時間を決めましょう。
- 個人向けの特定の更新: 主要な個人にとって懸念される特定の項目を選択します。たとえば、C レベルの経営陣やクライアントは、重要なポイントでフィードバックを提供する機会を必要としたり、重要なマイルストーンの後にのみ更新を求めたりする場合があります。
- プロジェクトの進捗に合うように進化する:多くのプロジェクトはスコープ クリープに苦しんだり、単にベンチャー期間中に成長したりします。時間が経つにつれて、コミュニケーションのニーズに大きな変化が生じていることを必ず考慮してください。
6 つのステップでプロジェクト コミュニケーション計画を作成する方法
コミュニケーション計画を書くことは、雑用である必要はありません。チームのコミュニケーション ニーズを判断し、主要なプレーヤーと知っておくべきことを特定し、すべての関係者のニーズを満たすスケジュールを作成します。
- コミュニケーションのニーズ
を判断プロジェクトの規模と範囲、関係者、クライアント、チームのニーズを考慮します。プロジェクトのフェーズやオーディエンスに関連する情報を保持します。Bellomo 氏は、要件によってはプロジェクトのフェーズに応じて変更されることを強調しています。「デザインとエンジニアリングを通じてプロジェクトの生産前の段階を通じて、クライアントとのコミュニケーション (通話、メール、対人会議) が頻繁に行われます。通常、クライアントとのコミュニケーションは承認後に遅くなり、社内のショップ コミュニケーションはプロジェクト キックオフ ミーティングや制作を通じて増加します。ビルド全体を通じて進捗写真や更新情報を提供する以外は、このフェーズで最小限のクライアント コミュニケーションが行われる可能性があります。要素を構築して仕上げに移ると、通常、ロジスティクス、設置、ストライキの詳細を通じてクライアントのコミュニケーションが立ち上がります」。 - チームのコミュニケーション目標を決定する
チームの結束力は? 関係者からの早期かつ継続的なフィードバックは? 記録の保持とベスト プラクティスの確保を改善しましたか? これらは、自分自身とチームのために設定できる目標の一部にすぎません。効果的な計画を立てるスケジュールを概説する際には、目標を考慮することが不可欠です。 - プロジェクトに名前を付け、目標の概略を作成する
計画にプロジェクト目標を含めることで、時間が経つにつれてスコープ クリープを確認しやすくなります。また、時間を無駄にせず、共有している更新や情報がプロジェクトの目標と最初から一致するようにすることもできます。 - 主要な関係者、クライアント、チーム メンバーを特定する
プロジェクトに関与するすべてのメンバーを名前と肩書きでリスト表示します。各個人とコミュニケーションを取っていることを説明し、好ましいコミュニケーション方法とメッセージの頻度をまとめましょう。これらの詳細を使用してコミュニケーション マトリクスを作成し、主要な関係者やクライアントの更新をスケジュールするのに役立てます。Consider that methods and frequency might change based on the recipient and type of shared information. - プロジェクト用のコミュニケーション スケジュールを作成する
どの会議を予定しているか、その目的、頻度を特定します。電子メール掲示板や プロジェクト ステータス レポートなどの非同期更新の頻度と、それらに含める情報を決定します。 - 情報を 1 つの文書に統合する
この文書は、チームと共有できるコミュニケーション計画です。計画を進め、全員に何を期待し、いつそれを期待するかを把握します。
プロジェクト コミュニケーション計画テンプレートのサンプル
プロジェクト コミュニケーション計画テンプレートのサンプルをダウンロード
Microsoft Excel | Microsoft Word
完成したプロジェクト コミュニケーション計画のこの例は、独自のプロジェクト コミュニケーション計画を作成する際の参考として使用できます。このテンプレートは、主要な関係者とその希望する連絡先情報、相互作用の種類と頻度、コミュニケーション目標を強調表示します。このテンプレートをダウンロードしてカスタマイズして、独自のプロジェクトで使用できます。
この記事では、プロジェクト マネージャーが一貫したメッセージを伝えるのを支援するために、他の最も便利なプロジェクト コミュニケーション テンプレートをまとめました。
プロジェクト コミュニケーション計画を作成するためのベスト プラクティス
すべてのプロジェクトのニーズはさまざまですが、すべてのコミュニケーション計画はプロセスを通じて変更できる必要があります。各個人に関連するものだけに焦点を当て、好ましい方法とコミュニケーションの頻度を考慮します。
- 変更を受け入れる: スコープ クリープに注意を向け、プロジェクトの進化に合わせてコミュニケーション計画を更新することを恐れてはいけません。
- 好みを考慮する: クライアントやハイレベルな関係者は、そのスタイルやコミュニケーションの頻度に好みを持っている可能性が高いです。更新を送信する際には、それらを考慮に入れる必要があります。
- 重要なことに焦点を当てる: チーム メッセージボードやクラウドベースのドライブなど、アクセスしやすい場所に細目を保管しますが、個人にのみ特定の必要な情報を送信します。
- 並行チームのニーズを考える: ベロモは全体像を見ることの重要性を強調しています:「私はクライアントに情報の受け取りを期待できるタイミングと種類を概説する書面によるワークバック スケジュールを買います。これにより、必要なものや、確立された納品スケジュールをいつ達成すべきかについて、すべてが最初から明確になるようにします。たとえば、エンジニアリングを開始する前に提供されたロゴのベクトル ファイルが必要な場合、そのユニットの締め切りは、ビルドに影響を与えず、グラフィック仕上げチームだけが関与する残りの作品パッケージの締め切りよりも早く置きます」。
- あなたのトーンを決定する:「 クライアントやショップとの最初のコミュニケーションを確立する際には、小さなもののためにフレンドリーでカジュアルであることが重要ですが、超詳細で大きなもののために概説されています」とベロモは助言します。
- 明確に委任: ベロモはまた、「要素、アクションアイテム、期日、タスクの責任者によって物事を分割することで、アクション アイテムが明確であることを確認する」ことを提案します。誰かが最新情報の報告を担当する場合は、その情報を知っていることを確認します。
プロジェクト マネジメントにおけるコミュニケーション管理の重要性
確立されたコミュニケーション計画は、プロジェクトのワークフローを管理するために不可欠です。最初からコミュニケーションの期待事項をレイアウトすることで、主要な関係者とチーム メンバーが確実に情報を共有できます。
グリフィンは、プロジェクト全体を通じて「個人やチームに早期に期待を設定することで、より良い共同作業を可能にする」と指摘しています。また、コミュニケーション計画を立てることで、チーム メンバーが自分の進捗状況や成果を伝える責任を果たすことができますし、プロジェクトの各段階でフィードバックを提供し、実施するのに十分な時間を確保できます。
「基準を守れば、どんな質問でも受け入れることができ、助けてもらうことを個人は知ることができます。個人は複雑で、プロジェクトに取り組む際には独自の責任を負うことを覚えておきましょう。コミュニケーション スケジュールを設定し、個人が通過しない場合はフォローアップを行います。遅延が発生した場合は、それも OK です。「障害がある場合は、それが明確に伝わるようにすればよいのです」と Griffin 氏は説明します。
プロジェクト管理におけるプロジェクト コミュニケーション計画のメリット
優れたプロジェクト コミュニケーション計画のメリットは、広範囲に及ぶ点です。より整理されたままで、チームや関係者との信頼を築き、最終的には会議の開催を減らすことになります。
- 組織: コミュニケーション計画は、最も基本的なレベルで、今後のミーティングやチェックインのコースを計画することで、あなたとあなたのプロジェクトのスケジュールを整理するのに役立ちます。
- チームの結束: 全員をループに入れておくと、信頼が育ち、期待事項の管理に役立ちます。また、グリフィンは「強力なコミュニケーションは必須であり、チームがリモートでも共同作業を行い、優れたサービスを提供できるようにする」ことを強調しています。
- 関係者の意見: コミュニケーション スケジュールを立てると、プロジェクトに付随する主要なプレーヤーからの早期かつ継続的なフィードバックが可能になります。
- 説明責任: 明確に記述された計画を使用すると、個人が自分の仕事のステータスを報告する責任を維持し、上位の報告の「紙の跡」を作成できます。
- 自信を確立: チームに何が必要で、いつ必要かを知っているチームと上位メンバーを示します。
- 会議の数を減らす: 会議には多くの時間とリソースが必要です。優れたコミュニケーション計画があれば、より頻繁に、より少ない会議で情報を共有できます。何よりも、誰もが最初から更新を期待するタイミングを正確に知っています。
プロジェクト全体でコミュニケーション計画を使用する方法
包括的なコミュニケーション計画を作成することで、チームは集中力を維持できます。スコープ クリープに免疫があるチームはありませんが、コミュニケーション計画を使えば、どこから始めているのかを簡単に確認し、目標が既存の計画と一致しなくなった時期を簡単に認識できます。
チーム全体が計画にアクセスでき、誰がいつ納品の責任を負うのかを把握していることを確認します。チームは、全員が全体像にアクセスできると、コミュニケーションのギャップを確認するのに役立ちます。
計画を変更することを恐れてはいけません。問題が発生すると、常に問題が発生しますが、参照するシステムがあれば、コミュニケーション戦略をより簡単に適応できます。状況の変化に合わせて、関係者、頻度、望ましいコミュニケーション形式の連絡先情報を使用して、計画を最新の状態に保ちます。
プロジェクト マネジメントにおけるコミュニケーション活動
コミュニケーションにはさまざまな形があります。何を共有しているのか、誰と共有しているのか、そして彼らの好ましいコミュニケーション方法を検討してください。
- 正式なコミュニケーション活動: 電子メール、会議、予定されている電話やビデオ通話、セキュリティ情報の更新はすべて、正式なコミュニケーションと見なすことができます。監視または保存されるあらゆる種類のコミュニケーションは、正式で専門的である必要があります。
- 非公式のコミュニケーション活動: ウォータークーラーやデスクサイドでの会話や、その場で起こる電話は非公式のコミュニケーションです。記録外のコミュニケーションのあらゆる種類は非公式です。これらの会議の中で重要なポイントを確立した場合、一方または両方の当事者がメールでフォローアップを行い、後で会話を参照できるようにします。
- 不随意コミュニケーション活動: チームとコミュニケーションを取る際には、自分の声とボディランゲージのトーンを考慮してください。これらはどちらもあなたが言う言葉に重点を置くことができます。
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